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首先,公司的法務部門要樹立一種長久的觀念,那就是公司的合同是公司經營風險的主要來源,因此合同風險控制建設的成敗直接決定瞭公司風險控制的成敗,隻有對此有足夠的認識,才能將合同風控體系建設作為公司風控體系最重要的體系之一來對待,否則是不會管理好合同風險控制的。
其次,公司法務部門要建立公司合同模板庫。公司合同模板庫的建立需要根據公司各個業務部門的實際需求,起草和修訂公司經營所需的整套商業合同模板。當然合同模板庫要根據實際情況建立,如果已經有瞭一部分,則可以增加和修訂,如果沒有,則需要從頭開始組建合同模板庫。
同時,隨著公司的發展壯大、經濟全球化的加劇,國際貿易也會隨之而來。已經建立的中文合同模板庫會不能完全適應公司的發展需要,此時就需要根據不同國傢的語言、政策和法律起草和修訂相應的雙語合同模板,從而建立龐大的適應度高的合同模板庫。
再次,公司法務部門的合同管理工作離不開公司業務部門的支持和協助。因此在公司法務部門進行合同管理的過程中可以組織業務部門以及其他相關部門學習並總結經驗,從而制定出各種重要合同的使用指南,供新老員工學習和談判使用。
另外,公司法務部門針對那些占據優勢地位,拒絕使用本公司合同模板的合作夥伴的合同模板可以集中收集起來,並組織有關的法務人員進行討論研究,並將討論和研究的結果以書面形式固定下來,形成客戶合同條款使用指導意見,對不同客戶的合同條款進行分級決策,以達到對公司最大的保護力度。
另另外,公司法務部門需要建立合同審查和管理制度,要求那些沒有經過公司法務部門審核通過的文件不得簽字蓋章使用,以此增強對公司已有合同模板的使用率。隻有那些確實無法使用本公司合同模板的情況,才可以經過相關流程審批運用合作方的合同模板。
最後,有管理模式,就會有違反管理模式行為的出現,那麼就要建立懲戒和追責制度瞭。也就是說在公司法務部門管理合同的過程中,如果出現不遵守公司合同管理制度的單位和個人,那麼必須予以懲戒和追責,否則很難真正貫徹執行公司的合同管理制度。
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